미국 개인소득세 신고 준비 SOP

이 SOP는 미국 개인소득세 신고서(Form 1040)의 1차 준비(데이터 입력)를 베트남 팀이 일관되게 수행하도록 하는 표준 절차입니다. 신입 및 오프쇼어 팀원이 단독으로 따라 할 수 있도록 클릭 단위로 기술합니다.

This SOP standardizes the first-pass preparation (data entry) of U.S. individual income tax returns (Form 1040) so that new hires and the offshore team can perform it independently, described click-by-click.

범위 안 / In Scope

• 서류 확인·분류·네이밍, UltraTax CS 데이터 입력, 진단 클리어, 검토 인계까지. Document check, sorting, naming; UltraTax CS data entry; clearing diagnostics; handoff for review.
• 대상 서식: W-2, 1099(INT/DIV/NEC/B/R/MISC), Schedule C, Schedule E, Schedule D/8949, K-1(1065/1120S/1041), 국제(FBAR/FinCEN 114, FATCA/8938, Form 1116). Forms: W-2, 1099 series, Sch C, Sch E, Sch D/8949, K-1, and international (FBAR, 8938, 1116).

범위 밖 / Out of Scope

• 최종 검토·세무 판단·전자제출(e-file)·고객 커뮤니케이션은 한국팀이 수행합니다. Final review, tax judgment, e-file, and client communication are handled by the KR team.
• 세무 자문·포지션 결정은 베트남 팀의 역할이 아니며, 애매한 사항은 반드시 질문으로 남깁니다. The Vietnam team does not make tax positions; flag anything uncertain as a question.

R Responsible 실행   A Accountable 승인   C Consulted 협의   I Informed 공유

사용 시스템 / Systems

• UltraTax CS — 각 팀원 PC에 로컬 설치. 클라이언트 데이터는 회사 공유 데이터 위치에서 열람. Installed locally on each PC; client data opened from the firm's shared data location.
• Google Drive / Workspace — 고객 서류 및 근거자료 보관. Stores client documents and evidence.
• Google Sheet 워크플로 트래커 — 배정 및 진행 상태 관리. Assignment and status tracking.

PII 보안 수칙 (제안) / PII Security — Proposed

• 회사 계정으로만 Drive 접근, 2단계 인증(2FA) 필수. 공용/개인 기기 로그인 금지. Access Drive only via company account with 2FA; no personal-device logins.
• 화면 캡처·인쇄·사진 촬영 금지. 종이 출력 불필요. No screenshots, printing, or photos of client data.
• 자리를 뜰 때 화면 잠금(Win+L). 작업은 배정된 클라이언트 폴더 내에서만. Lock screen when away; work only within the assigned client folder.
• 고객 서류 링크는 폴더 단위가 아닌 최소 권한(해당 클라이언트만)으로 공유. Share with least privilege — only the specific client folder.
• 의심스러운 요청(외부로 정보 전송 등)은 즉시 한국팀에 보고. Report any suspicious request to the KR team immediately.

한국팀이 Drive에 업로드·배정하면, 베트남팀은 서류를 확인·분류·네이밍하여 입력 준비를 마칩니다.

After the KR team uploads and assigns the job, the VN team verifies, sorts, and names the documents to make them entry-ready.

A. 배정 확인 / Pick up the assignment

1. Open the Google Sheet workflow tracker and find rows assigned to you with status Assigned.워크플로 트래커에서 본인에게 배정된 Assigned 상태 행을 찾습니다.
2. Change the status to In Progress — Prep and enter today's date in Prep Start.상태를 In Progress — Prep로 바꾸고 Prep Start에 오늘 날짜를 입력합니다.
3. Open the client's Drive folder from the tracker link.트래커 링크로 해당 클라이언트의 Drive 폴더를 엽니다.

B. 서류 확인 · 분류 / Verify & sort

1. Inside the client folder, work only in 01_Source. Compare received documents against the prior-year return and the client's organizer/checklist if present.01_Source 폴더에서만 작업합니다. 받은 서류를 전년도 신고서 및 고객 체크리스트(있으면)와 대조합니다.
2. Sort documents by type: Income (W-2/1099), Deductions (1098/receipts), K-1s, Foreign (bank statements, 1042-S), and Other.유형별로 분류: 소득(W-2/1099), 공제(1098/영수증), K-1, 국제(해외계좌·1042-S), 기타.
3. Build a Document Log tab in the client's prep sheet: one row per document (type, payer, amount, page ref).준비 시트에 서류 목록(Document Log)을 만들어 서류별 1행(유형·지급처·금액·페이지)으로 기록합니다.
4. Flag anything missing or unclear in the tracker's Questions column — do not guess.누락·불명확 항목은 트래커 Questions에 기록 — 추측 금지.

1. Launch UltraTax CS and select the correct tax year application (e.g., 2025 1040).UltraTax CS를 실행하고 올바른 과세연도 앱(예: 2025 1040)을 선택합니다.
2. On the Clients list, search for the Client ID from the tracker. If it exists (returning client), open it — do not create a duplicate.클라이언트 목록에서 트래커의 Client ID를 검색합니다. 기존 고객이면 열기 — 중복 생성 금지.
3. New client only: File ▸ New Client, enter Client ID per naming standard, choose entity 1040, set the tax year.신규 고객만: File ▸ New Client → 규칙대로 Client ID 입력, 유형 1040 선택, 과세연도 설정.
4. Returning client: run File ▸ Proforma (or confirm proforma already rolled) so prior-year data carries forward. Verify names, SSN, address, dependents.기존 고객: File ▸ Proforma로 전년도 데이터를 이월(또는 이월 확인). 이름·SSN·주소·부양가족을 검증합니다.
5. Open screen 1040 (General): confirm filing status, taxpayer/spouse info; open screen Dep for dependents. Fix anything that changed from prior year.1040(General) 화면에서 신고상태·납세자/배우자 정보 확인, Dep 화면에서 부양가족 확인. 전년도와 달라진 점 수정.

서류 목록(Document Log) 순서대로 입력합니다. 각 항목 입력 후 서류에 체크하고 근거 페이지를 기록합니다.

Enter in Document-Log order. After each item, check it off and record the evidence page reference.

7.1 급여 — W-2

1. Open screen W2. Add one unit per W-2.W2 화면을 열고 W-2 한 장당 1 유닛(unit) 추가.
2. Enter Employer EIN & name (Box b/c), then Boxes 1–20 exactly as shown, including state wages/withholding (15–17) and local (18–20).고용주 EIN·상호(b/c) 입력 후 Box 1–20을 그대로 입력 — 주 임금/원천(15–17), 지방(18–20) 포함.
3. Match Box 12 codes (D, DD, W, etc.) precisely; assign the state postal code in Box 15.Box 12 코드(D·DD·W 등) 정확히 일치, Box 15 주 코드 지정.
4. Verify total Box 1 wages tie to the Document Log; check off.Box 1 합계가 서류 목록과 일치하는지 확인 후 체크.

7.2 해외근로소득 — FEC (Foreign Employer Compensation)

1. Identify foreign wages from the Korean 원천징수영수증 / 종합소득세 신고서; record the source document and page in the Document Log.한국 원천징수영수증 / 종합소득세 신고서에서 해외 근로소득을 확인하고, 근거서류·페이지를 서류 목록에 기록합니다.
2. Convert the wage amount (and any Korean tax withheld) to USD using the correct exchange rate; record the rate and its source.근로소득액(및 한국 납부세액)을 올바른 환율로 USD 환산하고, 환율과 출처를 기록합니다.
3. Open the FEC (Foreign Employer Compensation) screen. Enter the foreign employer name, country, and the USD wage amount.FEC(Foreign Employer Compensation) 화면을 열고 해외 고용주명 · 국가 · USD 근로소득액을 입력합니다.
4. FEC flows to Form 1040 wages (line 1h). If the Foreign Earned Income Exclusion or Foreign Tax Credit may apply, flag for review — Form 2555 / 1116 handled with Section 7.7.FEC는 1040 급여(line 1h)로 귀속됩니다. 외국근로소득 제외(2555) · 외국납부세액공제(1116) 적용 가능성이 있으면 검토 플래그 — Section 7.7과 함께 처리.
5. Do not also enter the same income as a W-2 — avoid double-counting.동일 소득을 W-2로 중복 입력하지 않도록 주의(이중계상 방지).

7.3 이자 · 배당 · 증권 — 1099-INT / DIV / B

1. Open screen B&D (Interest, Dividends & broker transactions). Add a unit per payer / consolidated 1099.B&D(이자·배당·증권거래) 화면 → 지급처/통합 1099마다 유닛 추가.
2. Interest (1099-INT): enter payer & Box 1; note Box 8 (tax-exempt) and Box 3 (US Treasury) separately.이자(1099-INT): 지급처·Box 1 입력, Box 8(비과세)·Box 3(국채) 구분.
3. Dividends (1099-DIV): Box 1a ordinary, 1b qualified, 2a cap-gain distributions, 7 foreign tax paid.배당(1099-DIV): Box 1a 일반·1b 적격·2a 자본이득분배·7 외국납부세액.
4. Capital transactions (1099-B): enter proceeds, basis, dates, and the 8949 category (A–F by covered/basis-reported). For long broker lists, use the consolidated/summary entry and attach the statement.증권거래(1099-B): 매도액·취득가·일자·8949 분류(A–F). 목록이 길면 요약 입력 후 명세서 첨부.

7.4 자영업 — Schedule C (1099-NEC/MISC)

1. Open screen C. One unit per business; enter business name, code (activity), and address.C 화면 → 사업체당 1 유닛; 상호·업종코드·주소 입력.
2. Enter gross receipts (tie to 1099-NEC/MISC + client summary), then expenses by category from the client's records.총수입(1099-NEC/MISC + 고객 요약과 일치) 입력 후 경비를 항목별로 입력.
3. Home office → screen 8829; business assets/depreciation → screen Asset. Do not compute depreciation manually.홈오피스 8829, 사업자산·감가상각 Asset 화면 사용 — 수기 계산 금지.

7.5 임대 — Schedule E

1. Open screen Rent. One unit per property; enter address, type, and days rented/personal use.Rent 화면 → 부동산당 1 유닛; 주소·유형·임대/자가사용 일수 입력.
2. Enter rents received and expenses by category; enter each depreciable asset on screen Asset.임대수입·경비 항목별 입력, 감가상각 자산은 Asset 화면에 입력.

7.6 배분소득 — K-1 (1065 / 1120S / 1041)

1. Partnership/S-Corp K-1 → screen K1; Trust/Estate K-1 → screen K1T. Add a unit per K-1.파트너십/S-Corp K-1 → K1, 신탁/유산 K-1 → K1T. K-1당 1 유닛.
2. Enter entity name/EIN and each numbered box exactly to the matching field; carry state K-1 amounts on the state input.발행 법인명·EIN과 각 박스 번호를 대응 필드에 정확히 입력, 주 K-1 금액은 주 입력에 반영.

7.7 국제 — FBAR · FATCA · Foreign Tax Credit

1. FBAR / FinCEN 114 — open screen 114: enter each account (institution, country, account no., maximum value in USD). Note FBAR is filed to FinCEN, separate from the 1040.FBAR — 114 화면: 계좌별(기관·국가·계좌번호·최고잔액 USD) 입력. FBAR는 1040과 별도로 FinCEN에 제출.
2. FATCA / Form 8938 — open screen 8938: enter specified foreign financial assets and max values.Form 8938 — 8938 화면: 특정 해외금융자산·최고가액 입력.
3. Foreign Tax Credit / Form 1116 — open screen 1116: select income category, country, foreign-source income, and foreign tax paid (from 1099-DIV Box 7, K-1, or 1042-S).Form 1116 — 1116 화면: 소득 범주·국가·외국원천소득·외국납부세액(1099-DIV Box 7, K-1, 1042-S) 입력.
4. Convert foreign amounts to USD using the correct rate; record the rate source in the Document Log.외화는 올바른 환율로 USD 환산, 환율 출처를 서류 목록에 기록.

1. Open Diagnostics (Ctrl+D or View ▸ Diagnostics). Resolve all Critical items; review FYI items.진단(Ctrl+D)을 열어 Critical 전부 해결, FYI는 검토.
2. Compare key totals to prior year (wages, interest, dividends, Sch C/E net) — large swings need a note in Questions.주요 합계를 전년도와 비교(급여·이자·배당·Sch C/E 순액) — 큰 변동은 Questions에 메모.
3. Tie every Document-Log item to an entry; confirm each has an evidence page reference.서류 목록 모든 항목이 입력에 연결됐는지, 근거 페이지가 있는지 확인.
4. Run the return's error/e-file check where available; ensure no red critical remains.가능하면 e-file 오류 체크 실행, Critical 잔여 0 확인.

1. Save/close the client in UltraTax per the firm's data-sharing method (see Section 04).회사 데이터 공유 방식에 따라 클라이언트 저장/닫기(Section 04 참조).
2. In the client's 02_Workpapers folder, place the completed Document Log and links to each evidence file.02_Workpapers 폴더에 완성된 서류 목록과 각 근거파일 링크를 정리.
3. In the tracker: set status to Ready for Review, fill Prep End, your name, and hours; paste any Questions for the reviewer.트래커: 상태 Ready for Review, Prep End·담당자·시간 기입, 리뷰어용 Questions 정리.
4. Notify the assigned KR reviewer via the agreed channel with the Client ID.지정된 한국팀 리뷰어에게 Client ID와 함께 합의된 채널로 통지.

폴더 구조 / Folder structure

파일 명명 / File naming

트래커 상태 / Tracker statuses

• W-2 Box 12/14 코드 누락·오입력. Missing/incorrect W-2 Box 12/14 codes.
• 통합 1099에서 비과세 이자·국채를 일반 이자로 처리. Treating tax-exempt/Treasury interest as ordinary.
• 1099-B 취득가(basis) 및 covered/noncovered 분류 오류. Wrong basis or covered/noncovered category on 1099-B.
• 감가상각을 수기 계산 (반드시 Asset 화면 사용). Computing depreciation manually instead of the Asset screen.
• 주(State) 임금·원천·K-1 미반영. Forgetting state wages/withholding or state K-1.
• 해외계좌 FBAR/8938 기준 미확인. Not checking FBAR/8938 thresholds.
• 애매한 항목을 추측으로 처리(→ 반드시 질문). Guessing on uncertain items — always ask instead.

본 문서는 JC 도안회계법인 내부 업무 표준 초안(Draft 0.1)입니다. 세법·서식·소프트웨어 절차는 개정될 수 있으며, 실제 신고 판단은 한국팀·유자격 전문가가 수행합니다. 노란색으로 표시된 항목은 회사 확정이 필요합니다.
This is an internal draft SOP (Draft 0.1) for JC & Associates. Tax law, forms, and software steps change; final positions are made by the KR team / qualified professionals. Yellow-marked items require firm confirmation.